1. Der Stichtag: 20. Januar 2027

Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 (Art. 54) und hebt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG zum selben Tag auf (Art. 51). Es gibt kein Wahlrecht und keine Übergangsfrist für das Inverkehrbringen: Wer ab dem Stichtag eine Maschine in Verkehr bringt, muss die Verordnung erfüllen - auch wenn die Konstruktion Jahre vorher begonnen hat.

Zwei Dinge regelt die Verordnung für den Bestand (Art. 52): Maschinen, die vor dem 20. Januar 2027 konform zur Richtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter auf dem Markt bereitgestellt werden - der Abverkauf in der Lieferkette bleibt also zulässig. Und EG-Baumusterprüfbescheinigungen nach der Richtlinie bleiben bis zu ihrem Ablauf gültig.

Eine Stolperfalle für alle, die im Rechtstext nachlesen: Die ursprüngliche Amtsblattfassung nannte den 14. Januar 2027 - das wurde per Berichtigung auf den 20. Januar korrigiert. Wer den unberichtigten Text zitiert, zitiert das falsche Datum; maßgeblich ist die konsolidierte Fassung.

2. Digital ist erlaubt - unter drei Bedingungen

Der Kern der Neuerung steht in Art. 10 Abs. 7: „Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“ Unter der Richtlinie war die Papierform faktisch gesetzt; jetzt ist die digitale Form der Papierfassung rechtlich gleichgestellt. Daran hängen drei Bedingungen:

  1. Der Zugang muss auffindbar sein. Auf der Maschine selbst - oder, wo das nicht geht, auf Verpackung oder Begleitdokument - muss angegeben sein, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann. In der Praxis heißt das meist: ein QR-Code oder eine URL am Typenschild.
  2. Das Format muss dem Nutzer gehören. Die Anleitung muss sich ausdrucken, herunterladen und auf einem eigenen Gerät speichern lassen, damit sie auch dann verfügbar ist, wenn die Maschine ausfällt. Das gilt ausdrücklich auch, wenn die Anleitung in die Software der Maschine eingebettet ist - ein reines On-Screen-Handbuch ohne Exportmöglichkeit genügt nicht.
  3. Mindestens zehn Jahre online. Die Anleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online zugänglich bleiben. Bei Maschinen, die Jahrzehnte laufen - im Maschinenbau der Regelfall -, ist die Lebensdauer der längere und damit maßgebliche Zeitraum.

Auch die EU-Konformitätserklärung darf digital bereitgestellt werden (Art. 10 Abs. 8): Statt sie beizulegen, kann der Hersteller in der Betriebsanleitung die Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben, unter der bzw. dem sie abrufbar ist - ebenfalls mindestens zehn Jahre lang. Für unvollständige Maschinen gilt das Modell analog: Die Montageanleitung darf digital ausgeliefert werden (Art. 11 Abs. 7), hier verlangt der Text allerdings nur die zehn Jahre Online-Verfügbarkeit, ohne die Lebensdauer-Klausel.

3. Die Ausnahmen: Papier bleibt ein Recht

Digital-only ist erlaubt, aber nicht bedingungslos. Zwei Ausnahmen sollte jeder Hersteller in seine Prozesse einbauen:

Erstens das Papier-Verlangen. Verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierfassung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos bereitstellen. Das Detail mit dem Kaufzeitpunkt wird oft überlesen: Das Recht entsteht beim Kauf, nicht Jahre später im Servicefall - aber der Vertrieb muss darauf vorbereitet sein, die Anfrage aufzunehmen und auszulösen. Ein Prozess, den es heute in vielen Häusern schlicht nicht gibt.

Zweitens die nichtprofessionellen Nutzer. Bei Maschinen, die für Verbraucher bestimmt sind - oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen von ihnen verwendet werden können, auch wenn sie nicht für sie bestimmt sind -, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen weiterhin in Papierform beiliegen. Nicht die komplette Anleitung, aber der sicherheitskritische Kern. Für reine B2B-Investitionsgüter ist das selten relevant; für alles, was auch in einer Hobbywerkstatt landen kann, sehr wohl.

4. Sprache und Übersetzung: was sich wirklich ändert

An der Sprachpflicht ändert die Verordnung wenig: Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III müssen in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst sein - klar, verständlich und lesbar. Wer in zwanzig Länder liefert, dokumentiert weiter in zwanzig Sprachfassungen. Eine praxisrelevante Ausnahme gibt es: Die Wartungsanleitung, die ausschließlich für vom Hersteller beauftragtes Fachpersonal bestimmt ist, darf in nur einer Amtssprache der Union verfasst sein, die dieses Personal versteht (Anhang III Abschnitt 1.7.4).

Bemerkenswert ist, was fehlt: Die aus der Richtlinie bekannte Pflicht, jede Fassung als „Originalbetriebsanleitung“ oder „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ zu kennzeichnen, kommt im Verordnungstext nicht mehr vor. Auch eine Übersetzungsmethode schreibt die Verordnung nicht vor - maschinelle Übersetzung ist weder verboten noch privilegiert. Maßgeblich ist allein das Ergebnis in der Landessprache, und die Verantwortung dafür trägt der Hersteller. Das ist eine Öffnung mit eingebauter Haftungsfrage: Wer maschinell übersetzt, braucht eine Qualitätssicherung, die den Namen verdient.

5. Normenlage: woran Sie sich heute halten können

Eine unbequeme Wahrheit zum Stichtag: Harmonisierte Normen zur Maschinenverordnung sind bislang nicht im EU-Amtsblatt gelistet. Der Normungsauftrag der Kommission an CEN und CENELEC datiert vom Januar 2025; seither läuft die Prüfung der rund 800 unter der Maschinenrichtlinie harmonisierten Normen, von denen nach Branchenangaben bis Mitte 2026 über 600 untersucht waren. Ein Durchführungsbeschluss mit der ersten Normenliste wird gegen Ende 2026 erwartet - knapp vor dem Geltungsbeginn. Bis dahin gibt es für neue Maschinen keine Konformitätsvermutung über Normen, sondern nur die direkte Nachweisführung an den Anforderungen der Verordnung entlang.

Für die Nutzungsinformation selbst bleibt die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 (Ausgabe 2021-09) der fachliche Maßstab: Sie beschreibt, wie Anleitungen zielgruppengerecht, strukturiert und prüfbar erstellt werden - unabhängig vom Medium. Sie ist keine harmonisierte Norm unter der Verordnung, aber der dokumentierte Stand der Technik, auf den sich auch die tekom bezieht.

Und die Baustelle wächst weiter: Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 vom Juli 2026 ändert nicht nur die Fristen des AI Act, sondern auch die Maschinenverordnung selbst: Die Anforderungen an sicherheitsrelevante KI in Maschinen sollen künftig primär in der Maschinenverordnung geregelt werden, mit Geltung ab dem 2. August 2028. Für Hersteller heißt das: Die Dokumentations- und KI-Pflichten wachsen zusammen - und beide hängen an derselben Frage, wie gut die eigenen technischen Inhalte strukturiert sind.

6. Die Chance hinter der Pflicht

Man kann die digitale Betriebsanleitung als lästige Compliance-Aufgabe behandeln: ein PDF auf einen Server legen, QR-Code aufs Typenschild, zehn Jahre Hosting buchen, fertig. Das erfüllt vermutlich den Buchstaben der Verordnung - und verschenkt den eigentlichen Wert der Umstellung.

Denn das Problem im Feld ist nicht die Existenz der Dokumentation, sondern ihr Zugriff. Im Insight-Report Service 2023 (Studie des Dokumentationsdienstleisters kothes mit den Kundendienstverbänden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz) geben 86 Prozent der Servicetechniker an, täglich mindestens eine halbe Stunde nach Serviceinformationen zu suchen - rund ein Drittel mindestens eine Stunde. 93 Prozent berichten, dass fehlender Informationszugriff bei ihnen schon zu zusätzlichen Serviceeinsätzen geführt hat. Und fast 40 Prozent arbeiten noch mit Papier. Ein 400-Seiten-PDF hinter einem QR-Code ändert an dieser Suchzeit wenig - es verlagert das Blättern nur vom Ordner auf den Bildschirm.

Die Infrastrukturfrage ist dabei gelöst: Laut Eurostat hatten 2025 rund 95 Prozent der EU-Haushalte Internetzugang, in Deutschland gut 93 Prozent - das Argument, digitale Anleitungen kämen beim Kunden nicht an, trägt nicht mehr. Was fehlt, ist Struktur: Inhalte, die nach Maschine, Variante und Revisionsstand adressierbar sind, nach Abschnitten durchsuchbar statt nur als Datei auffindbar.

Genau hier zahlt die Pflicht auf den Service ein. Eine Dokumentation, die für die Verordnung strukturiert, versioniert und dauerhaft online verfügbar gemacht wird, ist dieselbe Datenbasis, die ein Wissenssystem im Service braucht - wo KI im After-Sales belegbar wirkt und was sie dafür voraussetzt, haben wir im Leitfaden gezeigt. Wer die Umstellung ohnehin stemmen muss, sollte sie einmal richtig machen: nicht PDF-Ablage, sondern strukturierte Inhalte, aus denen sich Pflichtdokument und durchsuchbares Servicewissen gleichermaßen speisen. Die Verordnung liefert dafür das Budget-Argument, das Dokumentationsprojekten sonst fehlt.

7. Wann Sie (noch) keinen Handlungsdruck haben

Ehrlichkeit gehört dazu, also auch die Gegenrichtung. Drei Konstellationen, in denen der 20. Januar 2027 keinen akuten Druck erzeugt:

  1. Sie bringen auf absehbare Zeit keine Maschinen neu in Verkehr. Für die installierte Basis und für Lagerware, die vor dem Stichtag konform in Verkehr gebracht wurde, ändert die Verordnung nichts - Bereitstellung und Abverkauf bleiben zulässig.
  2. Ihre Dokumentation ist bereits digital, strukturiert und dauerhaft gehostet. Dann ist die Umstellung im Kern eine Prozessfrage: Zugangsangabe an der Maschine, Papier-Prozess im Vertrieb, zehn Jahre gesichertes Hosting. Ein Projekt, kein Programm.
  3. Sie liefern ausschließlich Verbraucherprodukte im Niedrigpreissegment. Dort bleibt wegen der Papierpflicht für Sicherheitsinformationen ohnehin ein gedrucktes Dokument im Karton - der Effizienzgewinn der Digitalisierung ist entsprechend kleiner.

Für alle anderen gilt: Die Umstellung braucht Vorlauf, weil sie Redaktion, IT und Vertrieb gleichzeitig betrifft - Inhalte strukturieren, Hosting und Verfügbarkeit regeln, Kennzeichnung an der Maschine, Papier-Prozess im Auftragsablauf. Wer erst kurz vor dem Stichtag anfängt, macht aus einem planbaren Projekt einen Notfall.

8. Häufige Fragen

Ist die digitale Betriebsanleitung ab 2027 Pflicht?

Nein. Sie ist erlaubt, nicht vorgeschrieben - Papier bleibt zulässig. Neu ist, dass eine rein digitale Bereitstellung genügt, wenn die drei Bedingungen aus Art. 10 Abs. 7 erfüllt sind: Zugangsangabe an der Maschine, ein Format, das sich drucken, herunterladen und speichern lässt, und mindestens zehn Jahre Online-Verfügbarkeit.

Muss ich weiterhin eine Papierfassung liefern?

Nur auf Verlangen - und das Verlangen muss zum Zeitpunkt des Kaufs erfolgen. Dann ist die Papierfassung innerhalb eines Monats kostenlos bereitzustellen. Bei Maschinen, die von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen außerdem immer in Papierform beiliegen.

Gilt die Maschinenverordnung auch für Maschinen, die vor 2027 verkauft wurden?

Nein. Maschinen, die vor dem 20. Januar 2027 konform zur Maschinenrichtlinie in Verkehr gebracht wurden, dürfen weiter bereitgestellt und abverkauft werden. EG-Baumusterprüfbescheinigungen nach der Richtlinie bleiben bis zu ihrem Ablauf gültig.

Reicht ein PDF hinter einem QR-Code als digitale Betriebsanleitung?

Dem Wortlaut nach ja, solange Download, Druck, Speicherung und zehn Jahre Verfügbarkeit gesichert sind - ein Format schreibt die Verordnung nicht vor. Praktisch verschenkt ein unstrukturiertes PDF den Nutzen der Umstellung: Techniker und Kunden suchen weiter manuell. Strukturierte, abschnittsweise durchsuchbare Inhalte erfüllen dieselbe Pflicht und tragen zugleich Service und Wissenssysteme.

9. Quellen

Alle im Text zitierten Rechtsakte und Zahlen mit Herkunft. Studien von Anbietern bzw. Dienstleistern mit kommerziellem Eigeninteresse sind entsprechend gekennzeichnet.

Die digitale Betriebsanleitung ist die seltene Regulierung, die Herstellern etwas erlaubt, statt etwas zu verbieten. Der Preis dafür sind Prozesse: auffindbarer Zugang, exportierbare Formate, zehn Jahre Verfügbarkeit, ein Papier-Prozess im Vertrieb. Wer nur den Buchstaben erfüllt, trägt diese Kosten und gewinnt wenig. Wer dieselbe Umstellung nutzt, um seine Inhalte zu strukturieren, bekommt beides: die Konformität für den Stichtag und die Datenbasis, aus der Service und Wissenssysteme in den nächsten zehn Jahren schöpfen. Der Stichtag steht - die Entscheidung, was daraus wird, liegt beim Hersteller.